MidOffice Interim

Le MidOffice Interim permet de gérer la partie administrative du travail temporaire. Nous vous proposons de directement entrer dans le vif du sujet en commençant par Démarrer avec le BackOffice Interim. Puis de prendre connaissance des informations détaillées ci-après.

Le MidOffice est structuré de la manière suivante :

1. Société
   1. Convention
   2. Poste
2. Travailleur
   1. Mission
   2. Contrat
   3. Planning
   4. Occupations
   5. Documents sociaux
3. Prestation

La tableau de bord Back-Office Interim / MidOffice donne une vue de l'activité et de ce qu'il y a faire dans le midOffice interim.

Pour pouvoir faire une contrat d'interim, il est nécessaire d'avoir du côté client :

• Une convention de travail valide :
• Un poste associé à la convention

Sans convention ou sans poste, il ne sera pas possible de faire de contrat !

La convention associée à un client, est le résultat de l'offre signée par le client. La convention est donc la formalisation “partie administrative” de ce qui est défini dans l'offre. Il est important, pour faciliter la gestion de chacun, de mettre une copie de l'offre signée attachée dans le portfolio de la convention. Ainsi, à tout moment, chacun peut prendre connaissance des conditions de l'offre de services.

Une offre contient généralement :

1. Conditions de paiement et de traitement de la facturation
2. Mode de gestion des contrats
3. Les profils et conditions appliquées

Ces informations sont réparties comme suit :

1. Les points 1 et 2 sont des informations définies dans la convention
2. Le point 3 constitue les bases des postes.

Via le menu, Nouveau/Convention, il faut déterminer :

• Le client
• La date d'effet : date à partir de laquelle la convention prend cours. Avant cette date, il ne sera pas possible de faire de Mission/Contrat pour le client.
• Souhait du client :
  • La carte d'identité doit obligatoirement être communiquée au client (O/N)
  • Un examen médical est obligatoire avant de travailler chez le client (O/N)
  • Les heures sont encodées en 100' ou 60'
• Paramètres des contrats :
  • Comment sont regroupés les contrats ? (Par personne de contact, bon de commande ou statut)
    • Dans le cas de regroupement par personne de contact, la personne de contact définie dans la mission/contrat est prise en compte
    • Sinon, il est possible de définir la personne de contact qui sera indiquée sur le contrat
    • Contrat collectif ou individuel
      • Contrat collectif est automatique généré sur base des options choisies sauf
        1. Si on définit que le regroupement est par bon de commande et qu’il n’y a pas de bon de commande sur la mission alors un contrat individuel sera généré
        2. Si on définit que le regroupement est par personne de contact et qu’il n’y a pas de personne de contact sur la convention et sur la société alors un contrat individuel sera généré
  • Quelle est la périodicité d'impression des contrats ? (jour, semaine, mois)
    • Cette option permet de définir comment sont regroupés les contrats. Exemple on regroupe les contrats par semaine d'office.
• Paramètres de facturation :
  • Comment sont regroupées les factures ? (Par personne de contact, bon de commande ou statut)
    • Dans le cas de regroupement par personne de contact, la personne de contact définie dans la mission/contrat est prise en compte
    • Sinon, il est possible de définir la personne de contact qui sera indiquée sur la facture
  • Type de facture :
    • Anonyme : Pas de détail des missions (rien qu'un total)
    • Détail par poste : le détail de la prestation sur la période du contrat
    • Par poste résumé : si plusieurs contrats, il y a une addition des informations pour présenter un total de la mission
  • Tva appliquée, délai de paiement
  • Escompte
  • Quand facture t-on ? (quand les prestations sont payées ou directement)
  • Fréquence de facturation

Le suivi par agence va permettre de voir :

• Groupe et agent lié
• Les postes associés (voir poste plus loin)
• Les cheminements liés (recrutement et opportunités) : via une option, on peut obliger qu'un recrutement, pour être traitable, doit être dans le cadre d'une convention
• Portfolio et notes

Dès que la mission est créée, il est possible de créer via le bouton “Créer poste” un poste lié à la convention. Le poste créé s'ajoutera dans la liste des postes de la convention.

Dès qu'il y a des postes, à partir de la convention, il est possible de créer directement une mission pour un travailleur chez le client.

Quand on veut que la convention se termine. Il faut la désactiver. Le fait de créer une nouvelle convention définit automatiquement une date de fin à la convention précédente. Quand une convention est désactivée, il n'est plus possible de créer de nouvelle mission mais on peut toujours continuer celle qui existe.

Il peut arriver qu'il soit nécessaire d'ajouter un nouveau prime et frais ou qualification à des postes existants. Ceci peut-être fait via les options Ajouter qualification et Ajouter Primes et frais dans la liste des postes et en sélectionnant les postes concernés.

Un poste définit une fonction (ou un ensemble de fonction) chez un client donné. A ce poste est définit :

1. Politique de prix (tarif ou coef)
2. Salaire et horaire
3. Avantages divers (Primes et frais ou qualification)

Pour la création de poste, il est proposé de bien définir comment la législation va être appliquée. Via le poste, un grand nombre d'opération peuvent être définies pour faciliter la gestion des contrats et l'encodage des prestations.

Il est aussi préférable de d'abord bien mettre sur une feuille excel, les différents profils/métier par coef et les avantages associés. De manière à déterminer ce qui doit être automatisé, manuel et adaptable.

La création des postes est l'étape la plus importante du MidOffice, c'est sur ces données que tout reposera pour les missions/contrat/prestation.

Afin de faciliter la création des postes, il est proposé de faire un travail préparatoire à la création des postes. Idéalement ce travail devrait être validé par une personne responsable de l'application de la législation sociale.

Vous pouvez travailler via un fichier excel :

1. mettez en ligne les différents profils définis dans l'offre signée par le client (exemple : Employé administratif, Ouvrier cat 1, ingénieur, Technicien, …) avec à côté le coefficient à appliquer.
2. mettez en colonne les différents avantages existants et à appliquer chez le client (n'oubliez pas les primes pension, frais de déplacement, dimona). Si un avantage est appliqué de manière différente chez un client (pour des statuts différents par exemple), créez 2 fois distinctement cet avantage et ajouter en ligne la catégorie.
3. Définissez en colonne les horaires existants chez le client et le lien qu'il peut y avoir avec un avantage (exemple une prime de nuit est pour un horaire de nuit)
4. Définissez pour l'intersection de chaque ligne colonne : si d'application, si automatique ou connu lors des prestations ou la condition qui y donne droit

Essayez de diminuer le nombre de ligne pour avoir une vue claire des différents cas possibles chez le client. Une dizaine de poste, c'est déjà beaucoup ! : Définissez vous-même le niveau d'automatisation, plus vous automatisez, plus vous risquez d'obtenir un nombre de poste important. Evitez donc d'avoir trop de cas.

Vous pouvez ainsi obtenir un document comme celui-ci :

Chaque ligne est un poste à créer dans la convention.

Les données de base sont : Coef, salaire et horaires de travail

• Statut pour lesquels le poste est disponible
• Coef standard d'application (on verra plus loin, qu'une liste de coef est possible)
• Description du poste (libellé dans les langues d'application dans ISIWEB)
• Commission paritaire
• Salaire de référence par défaut - ce salaire pourra être adapté dans la mission/contrat. Les modifications de salaire au niveau du poste ne sont PAS mis à jour dans les missions/contrat (au contraire d'autres données)
• Régime de travail
  • Horaire hebdomadaire de travail (exemple 40 dans le cas de 40/38) : Toujours temps plein !
  • Horaire hebdomadaire de travail sur base annuelle (exemple 38 dans le cas de 40/38) : Toujours temps plein !
  • Mode de compensation : compris dans le brut ou jours de compensation payés
  • Temps partiel : dans ce cas, il faut définir le nombre d'heures du temps partiel
  • Sur base de ces informations, le système calcul le Q appliqué au poste, ces données seront encore modifiables si cela est souhaité au niveau de la mission/contrat
  • Cycle de travail : si un travailleur a un horaire sur 2 semaines et que chaque semaine il a un horaire défini différent, on peut préciser dans cette zone le nombre de cycle. Dans l'exemple ici 2.
  • Régime de jour de travail : on précise dans cette zone le nombre de jours prestés dans l'horaire.
  • Horaire variable, si choisi, on ne pourra pas définir de changer de détail d'horaire. Horaire variable signifie que l'on ne sait pas quand le travailleur va travailler mais qu'il sera informé dans les 5 jours avant ses prestations. Ce type d'horaire est à utiliser en s'assurant de l'application de la législation.
  • Horaires : il est permis de définir plusieurs schémas d'horaires pour un poste. Pour du travail en pause, travail en horaire décalé, …
    • Horaire avec durée : On précisera ici, le nombre d'heures total à prester dans la journée
    • Horaire avec plage : On peut préciser plusieurs plages, ces plages auront un total d'heures. Le total d'heures doit être inférieur au total de la plage.
    • L'horaire de la semaine devra correspondre à l'horaire hebdomadaire défini plus haut.
  • Période d'essai par défaut
  • Mode de renouvellement des contrats :
    • Le jour suivant la fin du contrat : Pour les contrats journaliers, contrat du Lundi au dimanche
    • Les mêmes jours que ce contrat : Renouvellement du lundi au vendredi par exemple
    • Du premier au dernier jour du mois : Renouvellement par mois calendrier
    • Le mois suivant après la fin de ce contrat : Renouvellement par 30 jours calendrier
    • Pas de renouvellement activé

Via le poste, dans l'onglet définition, il est possible de préciser les différents coef et leur date d'effet.

Via le poste, dans l'onglet définition, il est possible de préciser les primes et frais associés. Nous avons vu qu'il y a 3 sortes de primes et frais :

1. Primes et frais automatiques
2. Primes et frais connus lors de l'encodage de la prestation
3. Primes et frais avec conditions

Ajouter un prime et frais se fait via :

1. Créer un P&F de base : ajoute un prime et frais sur base d'un standard défini dans l'admin. Une liste se présente, il faut cocher les primes et frais à importer puis cliquer sur “Importer”
2. Créer un P&F spécifique : permet de définir un nouveau prime et frais sur base des définitions existantes. Dans le cadre d'un client spécifique.

Une fois ajouté, le prime et frais peut être en ROSE. Cela signifie que le prime et frais n'est pas valide et qu'il doit être complété pour être valide.

Un prime et frais peut-être lié à un horaire (schéma) via la liste des primes et frais (2ème colonne). Ceci permet de faire un automatisme lié à l'horaire (exemple prime de nuit liée à un horaire de nuit).

Pour définir qu'un prime et frais est automatique, il faut aller dans le signalétique du P&F et déterminer qu'il est lié à un type d'heure. Si on ne définit pas de liaison à un type d'heure. Le prime et frais sera défini comme connu lors de l'encodage de la prestation. C'est à dire que la quantité sera définie à ce moment là et non décidée par le système.

Si un prime et frais est conditionné, il est préférable d'indiquer la condition dans le libellé, ainsi, lors de la création de la mission, on pourra mettre à jour les primes et frais conditionnés.

Via le poste, dans l'onglet définition, il est possible de préciser les salaires et leur dates d'effet. Ceci permet de garder un historique. Les salaires du poste ne sont pas renvoyés dans les missions/postes. Chaque mission/poste garde son autonomie en terme de salaire.

(à venir)

Le suivi par agence contient les informations d'agent et de groupe. Mais aussi le portfolio et note. Dans le portfolio on pourra ajouter la fiche poste de travail scannée du client. Ainsi, lors de chaque impression du premier contrat d'une mission, une copie de cette fiche de poste sortira pour signature au travailleur.

Via le poste, il est directement possible de créer une mission pour un travailleur dans le cadre de ce poste chez le client.

Dans la vie du poste, il peut arriver qu'il soit nécessaire d'ajouter, de modifier ou supprimer des informations. Il est souhaité que ces actions soient plus ou moins automatiquement répercutées sur les missions et contrats en cours.

Pour ce faire il y a différentes notions :

1. Réplication des données : C'est le fait qu'une opération soit appliquée sur les contrats/missions liés au poste
2. Opération :
   • Ajout : l'ajout d'horaire, de prime et frais, de coef se réplique
   • Modification : La modification d'horaire, de primes et frais (si valeur identique et code réplication identique) et coef réplique
   • Effacement : Uniquement les horaires sont répliqués
3. historique et date d'effet
   • Chaque modification reprise dans la réplication a une date d'effet, si bien que cela est directement pris en compte pour la paie et la facturation.
   • La date d'effet est donc importante et doit toujours bien être consultée

Pour pouvoir faire un contrat d'interim pour un travailleur, il est nécessaire que le travailleur soit en ordre administratif. Au minimum, il doit avoir un moyen de paiement défini et une situation familiale.

Une fois qu'une convention et un poste sont définis et que le travailleur est en ordre administratif, il est possible de créer une mission. Une mission regroupe l'ensemble des contrats (avec ou sans interruption) qu'un travailleur a chez un client. Au sein d'une mission, il n'est pas possible d'avoir 2 contrats qui se chevauchent.

La création d'une mission peut se faire via :

1. Menu/Nouveau/Mission
2. Via la convention
3. Via le poste
4. Via la liste des missions

Via le menu, vous êtes guidé pour la création de la mission :

1. Choisir le client
2. Choisir la date de début de la mission (normalement, date du premier contrat)
3. Choisir le poste
4. A ce moment, toutes les données par défaut du poste ont été récupérées. Il faut ensuite confirmer/modifier/compléter la mission :
   1. Données de base
      • Personnes de contact client pour le contrat et la facturation
      • Bon de commande
      • Coefficient
      • Travailleur
      • Date de fin (si vous savez que la mission aura une fin certaine. Vous pouvez déjà mettre une date de fin. Ainsi, les contrats ne pourront pas aller au delà.
      • Libellé de la fonction
      • Motif de la mission
      • Ancienneté
      • Classification chez l'utilisateur
      • Date d'autorisation (donnée par les syndicats) ( http://www.emploi.belgique.be/defaulttab.aspx?id=3474 )
      • Commentaire
      • Lieu de travail
   2. Information du poste
      • Vérifier le salaire
      • Vérifier l'horaire

Vous devez ensuite vérifier les primes et frais, afin de définir l'abonnement social par exemple ou ajouter et retirer les primes & frais spécifiques pour ce travailleur

A cet instant, vous pouvez sauvegarder et aller sur la page Contrat pour créer le premier contrat.

Lors d'une mission les données peuvent évoluer, une augmentation du salaire, un changement de primes et frais, un nouveau coefficient. Il faut toujours modifier les données propres à une mission (donc un travailleur) au niveau de la mission. Ainsi, les prochains contrats sont mis à jour. La mission a la même fonctionnalité de propagation des modifications et ajouts que le poste (voir ce point plus haut). On peut modifier les données suivantes avec une date d'effet :

• Salaire
• Coefficient
• Primes et frais

Sur un contrat, il est possible de :

1. Imprimer un contrat client et travailleur en proforma (en brouillon)
2. Imprimer un contrat client et travailleur en original (dans ce cas, la Dimona se fera)
3. Envoyer le contrat en self-service (pour que le client l'imprime lui-même)
4. Imprimer une fiche de prestation
5. Gérer un conflit (plainte du client)

Si un contrat est imprimé, la Dimona est automatiquement faite (option). Dans ce cas, le contrat n'est plus modifiable !

Si un contrat a eu lieu, il faut le stopper (via un préavis). Si le contrat n'est pas encore dans le passé et non imprimé, il peut être annulé. La déclaration d'annulation se fait en même temps vers Belgo.

Au niveau du contrat, il est possible provoquer manuellement la déclaration Dimona pour un seul contrat (dans les options action de la ligne contrat).

• via la liste des contrats, vous pouvez cliquer (dans le pavé avec les groupes) sur “sans dimona” . Cette option vous montre les contrats sans numéros dimona.

• Si vous voyez une enveloppe , cela signifie que l'envoi vers Belgo a été fait.

• Si après 4 heures vous n'avez pas de numéro dimona, vous pouvez cliquer à partir de cette liste sur “Générer les dimona”. Ce qui enverra les contrats vers Belgo (et une enveloppe apparaîtra - après un rafraichissement de la liste).

• Vous pouvez aussi cliquer via le menu, outil, import dimona. Cette option va récupérer les numéros dimona manquants à la demande.

Par l'option : outils, il est possible d'indexer des missions/contrat pour un client ou une sélection en une seule fois. Le système indexera toutes les missions et tous les contrats en ajoutant une ligne “salaire” avec une date d'effet.

Vous recevez cet écran :

• Date d'application de l'indexation
• Sélection possible sur un ensemble de com.par. (De … à …)
• Valeur de l'indexation
• Type d'indexation de la valeur :
  1. Montant ajouté au salaire mensuel
  2. Montant ajouté au salaire horaire
  3. % d'augmentation sur le salaire (Exemple 1,5 %)
  4. % appliqué sur le salaire (exemple 101,5%)

Sur base d'un écran de sélection, vous pouvez visualiser la liste des missions qui seront indexées et la valeur calculée proposée. Vous pouvez encore :

• modifier l'indexation proposée
• Exporter en excel le résultat
• Tout sélectionner pour lancer l'indexation

Quand vous avez confirmé, une nouvelle ligne salaire est ajoutée dans les missions et contrats avec le nouveau salaire horaire.

Les prestations déjà encodées sont à rectifier manuellement.

Vous retrouverez une exemple ici.

Afin de vérifier les encodages, voici différentes manières de vérifier les encodages :

En choisissant dans le menu : Interim/Mission, on obtient une liste des missions, on peut déjà à ce stade vérifier si les coef. et salaires sont correctement définis et uniformes pour les clients. On voit aussi dans cette liste les missions avec la date du dernier contrat.

Dans le tableau de bord. Page backoffice, en choisissant la bonne semaine de contrat, il y a une statistique qui donne le nombre de contrats actifs. En cliquant dessus, on obtient les listes de ces contrats. On peut :

1. Sortir une liste excel des contrats
2. Imprimer une liste des contrats actifs (planning)
3. Imprimer une liste des contrats actifs (complète = avec les primes et frais)

Le choix de la date au dessus de la liste permet de déterminer la semaine qui est prise en compte pour les 2 listes “imprimables”

Lors de la création de nouveau contrat (par création ou renouvellement), le système génère automatiquement les occupations. Ces occupations recevront une identification propre et serviront pour le lien au secr.soc. mais aussi pour la production de documents sociaux propres à la mission. Dans la page occupations, on voit l'évolution des occupations avec les informations propres à ces occupations.

• Numéro de l'occupation
• Référence vers le secr.soc. (si d'application)
• Q/S
• Durée moyenne de travail
• Salaire
• Date de début et de fin de l'occupation
• Nombre de contrats dans l'occupation

Une nouvelle occupation se crée quand on identifie une différence entre 2 contrats au niveau :

1. Salaire
2. Commission paritaire
3. Type de contrat
4. temps partiel
5. Q
6. S
7. Régime de travail
8. Horaire cyclique
9. Horaire variable
10. Interruption entre 2 contrats qui ne sont pas un samedi ou dimanche

Via la mission, on peut produire des documents sociaux propres via la page mise au travail comme :

1. C63 carte de travail
2. C63 carte jeune
3. C4 : si un C4 est terminé avant son terme, un C4 normal est présenté, sinon un C4 interim
4. Document frontalier
5. C131A et C131B
6. C103
7. C32
8. C78 Interim
9. Annexe activa interim

Pour imprimer un document, il faut le sélectionner, définir la date si nécessaire et cliquer sur “Imprimer les documents sélectionnés”

La gestion des récupérations se fait sur trois aspects :

1. Heures de RTT (40/38)
2. Heures supplémentaires
3. Jours fériés

1. Alimentation du pot de récupération :
   • Heures de RTT : le fait de définir un contrat avec compensation (salariale ou non) génère dans le pot du travailleur des heures de récupération (à payer si pas de compensation salariale, non payé si compensation salariale).
   • Heures supplémentaires ou heure à récupérée :
     1. Configurer un type d'heure en spécifiant qu'il est 'Récup. à prendre' (pour les récupérations)
        • 
     2. Configurer au niveau des qualifications le type de récupération que l'heure sup génère (case à cocher dans le bas ) :
        • Payée : la récupération générée est payée
        • Facturée : la récupération générée est facturée
        • 
        • Ces deux zones définissent comment la récupération se fait (payé et ou facturé)
   • Jours fériés : les jours fériés tombant un dimanche génèrent une récupération

1. Opérations pour retirer du pot :
   • Encodage de prestation avec des heures de récupération : pour ce faire, il faut définir une qualification :
     • définir le pourcentage payé (qui doit être plus grans ou égal à 100% payé et/ou facturé)
     • définir qu'elle est récupération (payée et/ou facturée) case à cocher
       • 
     • définir comment elle retire du pot (payé et/ou facturé)
       • 
   • Faire un c4 : dans ce cas, les heures de récupération vont se mettre sur le C4
2. Opérations manuelles : Il est possible de modifier le pot manuellement en ajoutant (en positif ou négatif). De ce fait, vous pouvez aussi faire une reprise de pot existant.

Le pot des heures de récupérations peut être visualisé via la fiche travailleur au niveau de la page dédicacée. Un accès direct à cette page existe via la liste des prestations, en cliquant sur RTT .

Le pot indique les informations suivantes :

1. Totaux
   • Total des heures à récupérer non payées
   • Total des heures à récupérer payés
   • Total des heures à récupérer facturées
2. Historique
   • La colonne payé signifie si l'heure générée ou qui décompte du pot est une heure avec récupération payée ou non
   • La colonne facturé signifie si l'heure générée ou qui décompte du pot est une heure avec récupération facturée ou non
   • Il y a aussi une colonne indiquant d'où provient l'heure