Importeren

Er zijn verschillende beschikbare mogelijkheden voor wat betreft de import van gegevens. In elk geval moet men het verschil kennen tussen de import van gegevens in ISIWEB en de recuperatie van bestaande gegevens voor een import.

Gegevens importeren

De import van gegevens is gelinkt aan een enkel gegevenstype per keer. Men recupereert dus niet meerdere types in een keer

Klanten importeren

Via de administratie kan men firma's en contactpersonen ingeven voor wat betreft de klantenimport. Het Excelbestand kan een zeker aantal velden bevatten en de mapping moet manueel gebeuren, tussen de velden van het Excelbestand en de velden van ISIWEB.

Werknemers importeren

Niet beschikbaar op dit ogenblik

Vrije info importeren (criteria)

Via de administratie kan men vrije info ingeven voor wat betreft de import van vrije info en dit via een boomcriterium. Moet door Pepper One geimporteerd worden.

Een voorbeeld van een Excelbestand:

voorbeeld_van_boomstructuur.xls

Contracten importeren

De contractimport wordt gebaseerd op de opdrachten, een Excelbestand dat 4 zones bevat. De opdrachten moeten gedefinieerd zijn in ISIWEB. Een parameter in de self-service definieert welke identifier er in het Excelbestand moet opgenomen worden om de opdracht te herkennen:

  1. Of het nummer van de opdracht: Business ID op de eerste pagina of in de lijst van opdrachten
  2. Of het nummer gedefinieerd door de klant: een zone wordt toegevoegd in de opdracht om het nummer aan te geven. Dit moet uniek zijn per klant/opdracht

Opgelet, de lijnen van UZK moet op datum gesoorteerd worden

Contractimport op basis van gedefinieerd uurrooster in de opdracht

Het Excelbestand moet volgende 4 kolommen bevatten (zonder titel):

  1. ID van de opdracht
  2. Begindatum van nieuw contract
  3. Einddatum van nieuw contract
  4. Code uurrooster

Om het bestand te importeren en de contracten te genereren, moet men de optie „Contracten importeren” gebruiken in de zone „Actie”, in de klantenlijst of via de optie import in de self-service van de klant.

Voorbeeld van een bestand

Volgende foutboodschappen zijn mogelijk:

  1. ID van de opdracht werd niet gevonden in de database
  2. Onmogelijk om de begindatum te beheren (Formaat: DD/MM/YYYY)
  3. Onmogelijk om de einddatum te beheren (Formaat: DD/MM/YYYY)
  4. Uurrooster bestaat niet in de opdracht

Contractimport op basis van een vrij uurrooster

Het Excelbestand moet volgende 7 kolommen bevatten (zonder titel):

  1. ID van de opdracht
  2. Begindatum van nieuw contract
  3. Einddatum van nieuw contract
  4. <Lege kolom>
  5. Beginduur uurrooster (formaat UU:MM)
  6. Einduur uurrooster (formaat UU:MM)
  7. Prestatie uur formaat (in minuten: UU:MM of in honderdsten UU,DD of UU.DD op basis van excel configuratie)
  8. Bestelbon contract (blanco indien de standaard bestelbon uit de opdracht wordt gebruikt)

voorbeeld van een bestand

Opgelet, in dit geval wordt de Q berekend op basis van het aantal doorgegeven uren tov het dagstelsel en volgens de S die in de opdracht werd gedefinieerd.
Als men 4 uur doorgeeft zal het systeem een Q van 20 uur berkenen op basis van een 5-dagen stelsel en een S van 38 uur (dus een deeltijds contract).
Indien het over een voltijds contract gaat moet men werken met een gedefinieerd uurrooster (zie vorig punt).

Prestaties importeren

De import van prestaties wordt gebaseerd op de opdrachten, een Excelbestand. De opdrachten moeten gedefinieerd zijn in ISIWEB. Een parameter in de self-service van de klant definieert welk ID genomen dient te worden in het Excelbestand om de opdracht te herkennen.

  1. Of de opdrachtnummer: Business ID op de eerste pagina of in de lijst van opdrachten
  2. Of een nummer gedefinieerd door de klant: een zone wordt toegevoegd in de opdracht om het nummer aan te duiden. Het dient uniek te zijn per klant/opdracht

Import prestaties

Het Excelbestand moet volgende 6 kolommen bevatten (zonder titel):

  1. ID van de opdracht
  2. Datum van de prestatie
  3. Code van de prekwalificatie
  4. Hoeveelheid: het type gegeven volgend:
    • Uur in minuten: UU:MM
    • Uur in honderdsten: UU,MM (of UU.MM op basis van de excel configuratie)
    • Dag: 1
    • Bedrag (in dit geval moet de eenheidsprijs van de p&k 1 zijn)
  5. Bestelbon van de prestatie (laat toe om meerdere bestelbonnen in te geven op hetzelfde contract)
  6. Loon (indien afwijkend van contract; indien lege kolom = salaris gedefinieerd in contract) (formaat 9,9999 of 9.9999)

De prekwalificaties dienen gekwalificeerd te worden in de self-service van de klant.

De prekwalificaties configureren

De prekwalificaties dienen gedefinieerd te worden in de self-service van de klant om hun import toe te staan.

De configuratie dient in 2 stappen te gebeuren:

  • De prekwalificatie aanmaken in het admin-gedeelte
Via de admin en het menu: Lijst/Code/Prestatie/Prekwalificatie
Op volgende manier een prekwalificatie toevoegen:
  * ID Overeenkomst: importcode van Excelbestand
  * De labels in verschillende talen
  * Type prekwalificatie: 
     * Tekst om boodschappen te importeren
     * Duur** om een aantal uren te importeren
     * Uurregeling om begin- en einduren van het werk te importeren
     * Bedrag om een totaal van premies en kosten te bekomen
  • Definitie van de prekwalificatie op niveau van de self-service van de klant
 Via de klantfiche dient men een overeenkomst te determineren tussen de code van 
 de prekwalificatie en kwalificatie/premie en kost
 Om dit te doen, is het noodzakelijk dat de premies en kosten/kwalificatie reeds 
 bestaat bij tenminste een post van de klant en bestaat tenminste een opdracht
 Klik op toevoegen en kies de prekwalificatie en bepaald de geassocieerde kwalificatie
 of premie en kost
  • Een code in excel meerdere code in ISIWEB
 Het is mogelijk om codes aan te maken mbv een streepje: dit laat toe om vanuit een
 code in het Excelbestand meerdere codes aan te maken in de prestaties.
 De structuur is de volgende:
   * A (hoofdcode): genereert een normaal uur
   * A-1 (bijkomende code): genereert een premie en kost (nacht)
   * ...

Import van migratie

Dit type import vereist programmatie, want bij import van migratie (van het ene systeem naar het andere) is het dikwijls noodzakelijk om gegevens te recupereren of conversies uit te voeren. Wat meer is, deze import moet snel gebeuren. Men moet dus snel de gegevens converteren om ze te migreren naar een nieuw productiesysteem, hier ISIWEB. Er bestaat een migratie-import voor ISI. Deze import kan gaan over werknemers, klanten en frontoffice-gegevens. Neem contact op met sales@pepperone.be voor meer info.

Macro in Excel

Van zodra u Excelbestanden ontvangt van een klant, kan u een MACRO in de plaats zetten, hetwelke u toelaat om het bestand om te zetten naar het ISIWEB-formaat.

Het aanmaken van een macro wordt uitgelegd op verschillende websites op internet info Google. Enkele zaken om rekening mee te houden:

  1. Een macro aanmaken in absolute waarde
  2. Altijd werken met klavier shortcuts om te navigeren
  3. Werkpagina's aanmaken op voorhand met een gekende naam
  4. Het Excelbestand opslaan als read-only en dit om de gegevens niet te overschrijven
  5. Van zodra aangemaakt, het resultaat in een nieuw bestand zetten en opslaan als .xls (en niet .xlsx)
  6. De macros activeren (probeer verschillende bestanden uit, zodat u zeker bent dat het resultaat in orde is)

Een voorbeeld volgt gauw.


Eigen Gereedschappen